在日本开始雇佣员工后，雇主通常需要处理以下6类事项：
1 雇佣合同书/劳动条件通知书（入职时）
2 公司规章制度（就业规则）
3 社会保险（健康保险、厚生年金）Shakai Hoken
4 劳动保险（工伤保险、雇用保险）
5 所得税（预扣、缴纳、年末调整）
6 居民税（特别征收）

实务上只要抓住三件事就能跑起来：向谁提交、什么时候提交、提交什么材料。

Author / Contributor

下村圭祐（代表/CEO）
社会保险劳务士法人 Shimomura Partners

下村圭祐常驻东京港区，主要面向外资与国际企业，尤其是计划进入日本市场的全球企业，提供从雇佣管理到日本社会保障（社会保险）合规的一站式支持服务。我们致力于帮助客户建立顺畅、合规的用工与运营体系，让您能够安心、稳定地在日本开展业务。

雇佣合同书/劳动条件通知书（入职时必须先做）

1 劳动条件通知书是必须的
在日本录用员工时，雇主必须以书面等方式明确告知劳动条件。实务上常见两种做法：

• 单独制作劳动条件通知书（写明法定必填事项）
• 签署雇佣合同书，同时配套劳动条件通知书（两者一起使用）

实务要点
海外总部参与决策的公司，最容易在这里留下模糊空间，后续发生争议的概率会明显上升。工资、工时、休假、试用期、离职与解雇等条件，建议按日本的规则和惯例整理清楚再落到书面。

2 建议至少写进去的条款（最容易引发争议的点）

• 合同期限：无固定期限/固定期限
• 试用期：是否设置、是否可能延长
• 工作地点与工作内容：是否允许调岗/调动（提前设计）
• 劳动时间、休息时间、休假制度
• 工资结构：基本工资、各类补贴、是否采用固定加班费制度
• 奖金与加薪：避免被理解为必然发放的写法
• 员工主动离职：提前告知期限
• 纪律处分与解雇：原则与程序定位（需与公司规章制度一致）

二 公司规章制度（就业规则）：不到10人也建议尽早做

公司规章制度可以理解为公司的运行规则和使用说明书。员工人数不足10人时通常不强制制定，但日本的雇佣规制整体偏强，一旦发生问题，没有规章制度的公司会发现自己能做的选择明显变少。

1 强制制定与提交的标准
常时雇用劳动者达到10人以上时，需要制定并向行政机关提交公司规章制度。

2 没有规章制度时常见的后果

• 解雇在实务上会非常困难
• 退休年龄不明确
• 没有休职制度，心理健康等问题更容易升级为纠纷
• 很难使用降薪等人事手段或制度工具

提示
就算事前预防做得不错，纠纷也可能发生。没有准备的情况下，结果往往更严重。

3 实务建议：雇佣文件与规章制度不要互相矛盾
如果劳动条件通知书/雇佣合同与公司规章制度内容不一致，运用会立刻崩。比较稳妥的顺序是：先把录用时的条件定清楚，再把它一致地反映到规章制度里

三 先分清：社会保险与劳动保险不是一回事

• 社会保险：健康保险 + 厚生年金（窗口通常是年金事务所/日本年金机构）
• 劳动保险：工伤保险 + 雇用保险（窗口通常是劳动基准监督署与公共职业介绍机构 Hello Work）

同样叫保险，但主管机关不同、表格不同、流程也不同。

四 社会保险（Shakai Hoken）：健康保险与厚生年金

1 作为事业所的加入（新规适用）
原则上，公司一旦开始使用正式员工，就需要加入社会保险。满足适用条件后，雇主向日本年金机构提交事业所的新规适用相关申请。
实务时间感：通常以事实发生后约5日内完成为目标。

2 员工加入（资格取得）
员工入职后，需要逐人提交被保险者资格取得相关文件。
如员工有需要扶养的家属，通常还要同时提交扶养家属相关申报。
提示：扶养判定不只看年收入数字，细节建议按制度口径与实际情况判断。

五 劳动保险：工伤保险与雇用保险

1 劳动保险关系成立（劳动基准监督署）
一旦雇用劳动者，劳动保险关系成立。雇主原则上需要向主管的劳动基准监督署提交劳动保险关系成立相关申报。
实务时间感：通常以成立后约10日内完成为目标。

同时提交并缴纳概算保险费申告。若希望减轻缴费管理负担，也可视情况办理银行账户扣款等缴费方式（口座振替）。

2 雇用保险手续（Hello Work）
完成劳动保险关系成立手续后，再到主管的 Hello Work 办理：

• 雇用保险适用事业所相关手续
• 雇用保险被保险者资格取得相关手续

实务提醒
很多企业会把顺序做反，先跑去办雇用保险，结果发现劳动保险关系还没成立，导致返工。顺序一定要理清。

六 所得税：预扣、缴纳与年末调整

1 工资支付事务所申报（税务署）
开始支付工资的事务所，原则上需要向主管税务署提交工资支付事务所开设相关申报。

2 预扣所得税缴纳期限（原则为次月10日）
从工资中预扣的所得税（含复兴特别所得税），原则上需要在支付工资的次月10日前缴纳。

3 小规模企业可以申请半年缴一次（纳期特例）
如果常时发薪人数未满10人，可申请将预扣税改为半年汇总缴纳。实务中使用很普遍，能减少管理负担，也利于现金流安排。

4 年末调整（年末税务结算）
海外总部经常会问为什么年底还要做一次结算。日本的工资所得税在年末会进行年度层面的调整与资料处理，建议在建立工资系统时就把流程与责任分工设计好。税务判断部分建议与税务师配合确认。

七 居民税：特别征收（从工资中代扣代缴）

居民税原则上采用特别征收，也就是由雇主从工资中扣除并缴纳。

但实务上，新入职员工在第一年常见情况是由员工自行缴纳，随后在年末调整结束后的次年6月起，居民税开始进入特别征收的周期（具体以通知为准）。

由于各自治体操作细节不同，实际运用以员工居住地自治体的通知为准。

八 实务中最容易卡住的点（劳动与社会保障律师视角）

• 把社会保险与劳动保险当成同一个窗口，走错路
• 顺序搞反：未先完成劳动保险关系成立就去办雇用保险，导致返工
• 兼职、短工时人员是否需要加入社会保险的判断（适用范围在扩大）
• 工资体系与扣缴情景没有整体设计，导致预扣税、年末调整、居民税特别征收衔接混乱

九 提交窗口速查（向哪里提交）

• 年金事务所/日本年金机构：社会保险（健康保险、厚生年金）的事业所适用与员工资格取得
• 劳动基准监督署：劳动保险关系成立、概算保险费申告与缴纳
• Hello Work：雇用保险的事业所手续与员工资格取得
• 税务署：工资支付事务所申报、预扣所得税缴纳、年末调整相关
• 自治体：居民税特别征收相关

如需我把这份中文版进一步做成更适合获客与搜索的版本，我可以按读者分成两套结构：
A 面向海外总部管理层：更短、更概念、更好读
B 面向日本子公司 HR/GA：更实务、更清单化、带时间轴与表格

Author / Contributor

下村圭祐（代表/CEO）
社会保险劳务士法人 Shimomura Partners

下村圭祐常驻东京港区，主要面向外资与国际企业，尤其是计划进入日本市场的全球企业，提供从雇佣管理到日本社会保障（社会保险）合规的一站式支持服务。我们致力于帮助客户建立顺畅、