【社労士監修】就業規則の作成は義務?簡単に作成できる?

皆さんは「就業規則」について、どこまでご存知でしょうか?ざっくりは知ってるけど細かいルールは分からない…という方もいらっしゃると思います。

「就業規則」とは、法律で求められる項目を満たすことはもちろん、会社のビジョンやルールなども織り交ぜて作成していきます。就業規則に求められる基本項目と作成の流れについて、社労士が分かりやすく解説します。

就業規則とは

就業規則とは、簡単に言いますと会社のルールブックです。労働基準法・安全衛生法・育児介護休業法など、さまざまな法律に従い、会社と従業員が守るべき規則が定められています。常時十人以上の労働者を雇用する事業場では、就業規則の作成が義務付けられており、作成後は、所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。(労働基準法第89条

就業規則を作成するメリット

従業員採用時のメリット

就業規則を予め作成することで採用、入社時に会社のビジョン・理念・就業ルール・給与などを予め示すことができ、従業員に説明をしていくことで採用後のアンマッチの可能性を減らすことが出来ます。

組織管理上のメリット

就業規則を整えることで社内のルールが明確になります。就業規則をツールにして、根拠に基づいた労務管理を行うことで従業員も迷うことなく企業のルールに従うことができます。例えば出勤時間、休憩時間、給与、昇給・昇格、退職など、さまざまな労働関連のルールを明確にすることが出来ます。

労務トラブル回避のメリット

就業規則を整えていないと、従業員と会社の間で紛争が生じる可能性が高くなります。服務規律規定などを設け、未然に労務トラブルを回避することが出来ます。また、トラブル発生時も就業規則の規定に基づき解決に導くことが出来ます。

就業規則に記載が必要な項目

記載する項目は「絶対的記載事項」と「相対的記載事項」の2つがあります。

「絶対的記載事項」とは、絶対に記載しなければならない項目のことです。

「相対的記載事項」とは、会社で制度を設ける場合に就業規則に記載しなければいけない事項です。

1.絶対的記載事項

絶対的記載事項とは、必ず就業規則に盛り込まなくてはいけない項目を指します。絶対的記載事項に該当するのは、「就業時間」「賃金」「退職」に関する事項の3点です。

  • 始業及び終業の時刻
  • 休憩時間
  • 休日
  • 休暇
  • 労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
  • 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法
  • 賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

2.相対的必要記載事項

  • 退職手当に関する事項:対象従業員の範囲・勤続年数・退職事由等の手当額を決定する要素等
  • 賞与などの 臨時の賃金
  • 最低賃金額に関する事項
  • 食費、作業用品などの負担に関する事項
  • 安全衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
  • 表彰、制裁に関する事項
  • その他、全労働者に適用される事項

参考URL:厚生労働省「就業規則を作成しましょう」

就業規則作成の流れ

就業規則の作成は、①就業規則案の作成、②説明会、③労働者からの意見聴収、⑤労働基準監督署への届け出という流れで行います。

ステップ1 就業規則の案の作成

就業規則の案を作成します。案の作成にあたっては、厚生労働省の公式ホームページで公開されているモデル就業規則を参考にすると、絶対的必要記載事項などの項目を満たすことが可能です。

参考URL:モデル就業規則について|厚生労働省

ステップ2 労働者への説明会

案をもとに、従業員に対し就業規則の説明を行います。

参考URL:就業規則は周知が必要です

ステップ3 労働者からの意見聴収

労働者からの意見を聴取します。なぜ意見聴取が必要なのかと言いますと、就業規則を労働基準監督署に提出する際は、労働者の意見書を添付しなければならないと定められているからです。(労働基準法90条1項

聴取する対象者は、過半数労働組合または過半数代表者になります。過半数代表者は、選挙や挙手などといった民事的な方法で選出しなければならないため、会社が指定してはいけません。過半数労働組合または過半数代表者からの意見を参考に、必要に応じて就業規則に修正を加えます。

なお、もし労働者から反対の意見があった場合でも、必ずしも同意を得なければならないわけではありません。あくまでも労働者に意見を聴収することが重要なのです。反対意見があるからといって、労働基準監督署が就業規則を受け付けないことはありません。

ステップ4 所轄労働基準監督署に届け出る

就業規則、意見書、就業規則(変更)届の3点セットを所轄の労働基準監督署に提出します。本社以外に支社などの事業場が複数ある会社で同一の就業規則を適用する場合は、一括届出の方式で、本社の所轄である労働基準監督署に届け出ることができます。ただし、その場合でも意見書は事業場ごとに作成する必要があるため、注意が必要です。

参考URL|就業規則の一括届け出について

就業規則を社労士に依頼するメリット

就業規則の作成・届け出を社労士(社会保険労務士)に依頼するメリットは以下になります。

1 確実な法令順守とトラブル防止

就業規則を自社で作成することも、もちろん可能ですが法律の要件を満たしていないことや、規定が充実していないが故に起こるトラブルも横行しています。社労士に依頼することで運用上のリスクなども考慮して作成することが可能です。

2 給与体系の明確化

自社独自の給与体系を文面に表すのはとても大変で、表現により認識のズレが生じることもあります。社労士に依頼することで正確な記載が出来ます。

2 手続きコストの削減

プロである社労士に依頼することで、案の作成から最適な制度導入、意見聴収の流れ、届け出など、あらゆる手続きを正確・迅速に対応できます。

就業規則の変更について

就業規則の変更にあたり、例えば固定残業代の廃止、休日日数を減らすなどは、労働者の不利益変更にあたり原則として認められません。(労働契約法第19条)

ただし、労働条件の不利益変更は、就業規則の変更に合理性があり、その就業規則が周知されている場合に限っては、変更後の労働条件も有効なものと認められています。

つまり、「変更に合理性」があって、「就業規則を周知」するという、2つの条件を満たせば、たとえ不利益な変更であっても、可能ということになります。

罰則

労働基準法に定められた就業規則の作成義務または届出義務に違反した場合には、罰則があり、30万円以下の罰金に処することが定められています。 また、労働条件等を変更したにもかかわらず就業規則を変更しなかったり、就業規則を変更してもその届出をしなかった場合も、同様に30万円以下の罰金になります。

最後に

常時10人以上の労働者を使用している事業場について、就業規則を作成し、届け出することは会社の義務です。

もちろん法的リスクのために作成する場合もありますが、「きちんとした会社であることの証明」として、10人に満たない事業場でも就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出る事業主も多くいらっしゃいます。

就業規則のある会社は、今の人手不足の時代も相まって、従業員が定着しやすくなるツールとも言えます。

就業規則の作成は、働く環境をよりよくする専門家である社会保険労務士にご相談ください。どうぞお気軽にご連絡くださいませ。

この記事の監修者

社会保険労務士 下村圭祐

社労士法人シモムラパートナーズ代表

500名を超える製造業の人事・労務部門で7年間従事。労務管理・各種行政手続・安全衛生等を経験。元労働基準監督署相談員。

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